No.110　市議会にペーパーレス会議システムを導入します

このたび稲城市では、市議会の議事運営にペーパーレス会議システムを導入することとなりました。

令和3年2月26日開会予定の令和3年第1回定例会では、従来の紙の議案書・関係資料との併用で試行実施し、令和3年6月開会予定の第2回定例会からは、紙の議案書を廃止し、システムのみとする本格実施を目指しています。

今回導入するSideBooksというソフトは、本年1月現在で全国の261自治体が導入している汎用ソフトです。稲城市での採用は決して先駆的な事例ではありませんが、多くの自治体では市議会での利用、または市役所理事者会議などでの利用のいずれかで採用されているケースが多い中、本市ではその両方へ同時期に導入することができました。

タブレット型パソコンの活用については、一足早く小中学校に導入され、GIGAスクール構想が開始されていますが、現場ではまだまだ紙資料に対する愛着は根強く、電子化への異論も残るところです。

こうした中で、稲城市議会で予定されていたタブレット端末の計画を前倒していただいたことに感謝いたします。

今回のシステム導入にあたっては、昨年9月の第3回定例会において補正予算を計上し、管理職全員にタブレット型パソコンを配備しました。

SideBooksの導入によるペーパーレス会議は、市議会の本会議・各委員会で活用し、市役所では、市長・副市長・教育長・各部長が参加する政策会議などで活用します。

このシステムは、各自に配布されたタブレット型パソコンから議案書や関係資料を電子データで閲覧するとともに、メモを書き込んだり、しおりを挟んだりする機能もあり、操作感覚は紙に近いものがあります。

文書や図表のファイルは、各自のタブレット型パソコンの中には保存されず、サーバー内に保存されているファイルに各自のタブレット型パソコンからアクセスする仕組みとなっています。そのため、資料の内容を変更・訂正する際には、一つのファイルを更新すればよいので、修正漏れが起こりません。また、万が一にタブレット型パソコンを紛失・盗まれた場合でも、外部にデータが流失することを防ぐことができます。

これらの導入目的は、第一義的には紙資源節約という環境面での配慮ですが、紙資料を配布したり差し替えたりする必要がなくなることで、効率的であるとともに非接触の作業が実現できるため、新型コロナウイルス感染症拡大防止にも役立ちます。更には、どこからでもサーバーにアクセスできるため、リモートワークにも対応しており、働き方改革の推進にも役立ちます。

そして、配備されたタブレット型パソコンにはWeb会議システムのソフトも導入しましたので、いつでもどこでもコミュニケーションをとることが可能となり、災害時の現場活用なども期待できます。

これまでは、こうしたシステムの導入は将来の課題と考えてきましたが、昨年来のコロナ禍の中で、必要に迫られて整備することとなりました。
感染症の蔓延は、時として人の生活様式や働き方を一気に変えてしまうものなのかもしれません。まさに怪我の功名ともいえます。

市では引き続き、感染予防対策に努めるとともに、こうした時期だからこそ進めることができる事務改善にも取り組んでまいります。