No.31 Sobre a reforma organizacional

(Boletim Inagi, edição de 15 de maio de 2014)

A Prefeitura realizou uma reorganização organizacional simultaneamente à transição deste ano fiscal e está operando com uma nova estrutura. No início de abril de 2014, para evitar confusões, aumentamos o número de funcionários na entrada principal, mas a orientação foi suficiente?
Esta reorganização da estrutura é uma das primeiras tarefas que realizei após assumir o cargo de prefeito, e foi implementada após três anos de preparação.
Ao fazer a revisão,

1. Tornar a organização fácil de entender e utilizar,
2. Reduzir a carga de trabalho dos funcionários, dividindo as atividades e gerenciando-as de forma concentrada em departamentos especializados,
3. Dessa forma, cada funcionário pode se concentrar em suas responsabilidades e melhorar a qualidade dos serviços prestados aos cidadãos,
4. Concentrar talentos e buscar eficiência

Esses foram os conceitos básicos. Além disso, ao contrário das reformas organizacionais tradicionais, onde o Departamento de Planejamento e Assuntos Gerais elaborava unilateralmente a proposta de reforma, ouvimos opiniões de funcionários de todos os departamentos e elaboramos a proposta de reforma em toda a Prefeitura.
Os principais pontos de revisão são,

1. Para integrar e centralizar o máximo possível das atividades relacionadas às crianças, que anteriormente estavam distribuídas entre três departamentos, foi designado um "Diretor do Departamento de Bem-Estar Infantil".
2. Para promover a recuperação de créditos em toda a cidade, parte das receitas não tributárias em atraso também será gerida de forma centralizada pela Seção de Tributação (antigo nome = Seção de Pagamento de Impostos),
3. Classificar as atividades necessárias para a gestão e operação das instalações de acordo com sua natureza e atribuí-las a diferentes departamentos especializados.

entre outros.
Mesmo que se trate simplesmente da gestão e operação das instalações, existem diferentes níveis de tarefas, como "gestão diária", que inclui abertura e fechamento das chaves, limpeza, pagamento de contas de serviços públicos e pequenos reparos; "gestão operacional", que envolve a realização de eventos e cursos; "gestão patrimonial", que abrange o registro no livro de ativos e a elaboração de demonstrações financeiras; e "gestão de manutenção", que inclui diagnóstico do envelhecimento do edifício, planejamento de reformas e execução das obras.
Anteriormente, cada organização de instalação supervisionava todas essas tarefas, mas era difícil para os funcionários de cada instalação se familiarizarem com todas essas tarefas e executá-las de forma eficiente.
Portanto, desta vez, em princípio, após classificar esses itens, a gestão patrimonial será realizada pelo Departamento de Assuntos Gerais, a gestão diária será preferencialmente terceirizada, o departamento responsável original se concentrará na operação e gestão, e a manutenção será realizada pelo Departamento de Desenvolvimento Urbano, de modo que várias organizações estejam ativamente envolvidas em uma única instalação.
Atualmente, as mudanças nas condições socioeconômicas são rápidas, e a demanda administrativa está se tornando cada vez mais diversificada e sofisticada. Em meio ao envelhecimento da população e à baixa taxa de natalidade, é necessário obter o máximo efeito com recursos financeiros limitados. Para isso, é sempre necessário revisar os mecanismos internos da organização, como a estrutura organizacional e o sistema de nomeação de pessoal.
Continuaremos nos esforçando para manter e melhorar os serviços aos cidadãos, e agradecemos sua compreensão.