No.110 Sistema de reunião sem papel será introduzido na câmara municipal

Recentemente, a Cidade de Inagi decidiu implementar um sistema de reuniões sem papel para a gestão das sessões do conselho municipal.

Na Sessão Ordinária do primeiro semestre de 2021, prevista para ser realizada em 26 de fevereiro de 2021, será realizada uma experiência em conjunto com os tradicionais documentos impressos e materiais relacionados. A partir da segunda Sessão Ordinária, prevista para junho de 2021, o objetivo é abolir os documentos impressos e implementar o sistema exclusivamente.

O software chamado SideBooks, que está sendo introduzido agora, é um software genérico que foi adotado por 261 associações de moradores em todo o país até janeiro deste ano. A adoção na cidade de Inagi não é um caso pioneiro, mas, enquanto muitos municípios o utilizam em reuniões do conselho municipal ou em reuniões da diretoria da Prefeitura, nossa cidade conseguiu implementá-lo em ambas as situações ao mesmo tempo.

A utilização de computadores tablet foi introduzida nas Escolas de Ensino Fundamental antes do previsto, e o conceito GIGA School foi iniciado, mas ainda há uma forte apego aos materiais impressos no local, e ainda existem objeções à digitalização.

Agradeço por antecipar o plano de dispositivos tablet que estava programado para a Câmara Municipal de Inagi.

Para a implementação deste sistema, foi alocado um Orçamento Suplementar na Sessão Ordinária de setembro do ano passado, e todos os gerentes receberam computadores tablet.

SideBooks a implementação de reuniões sem papel será utilizada nas reuniões plenárias e comissões da câmara municipal, e na Prefeitura, será utilizada em reuniões de políticas com a participação do prefeito, vice-prefeito, diretor de educação e chefes de departamento.

Este sistema permite que cada pessoa visualize propostas e documentos relacionados em formato digital a partir dos tablets distribuídos, além de ter a funcionalidade de fazer anotações e inserir marcadores, proporcionando uma experiência de uso semelhante ao papel.

Os arquivos de documentos e gráficos não são salvos em cada tablet pessoal, mas sim em arquivos armazenados no servidor, acessíveis a partir de cada tablet. Portanto, ao modificar ou corrigir o conteúdo dos materiais, basta atualizar um único arquivo, evitando assim omissões nas correções. Além disso, mesmo que o tablet pessoal seja perdido ou roubado, é possível prevenir a vazamento de dados externos.

Os objetivos da implementação são, em primeiro lugar, a consideração ambiental com a economia de recursos de papel, mas também se tornam eficientes e permitem o trabalho sem contato, eliminando a necessidade de distribuir ou substituir materiais impressos, o que ajuda na prevenção da Infecção pelo novo coronavírus. Além disso, como é possível acessar o servidor de qualquer lugar, também se adapta ao trabalho remoto, contribuindo para a promoção da reforma do local de trabalho.

Além disso, os tablets implantados também possuem software de sistema de videoconferência, permitindo comunicação a qualquer hora e em qualquer lugar, o que é esperado para uso em campo durante desastres.

Até agora, a introdução desses sistemas era considerada um desafio para o futuro, mas devido à pandemia de COVID-19 desde o ano passado, tornou-se necessário implementá-los.
A propagação de doenças infecciosas pode, às vezes, mudar rapidamente o estilo de vida e a forma de trabalhar das pessoas. Pode-se dizer que é um benefício inesperado de uma situação adversa.

A cidade continuará a se esforçar para prevenir infecções e, especialmente durante este período, também se dedicará a melhorias administrativas que podem ser promovidas.