No.110 Introdução do sistema de reuniões sem papel na câmara municipal

Desta vez, em Inagishi, foi introduzido um sistema de reuniões sem papel para a operação das sessões da câmara municipal.

Na 1ª sessão ordinária de 2021, prevista para ser realizada em 26 de fevereiro de 2021, será implementado um projeto piloto em paralelo com os documentos e materiais em papel existentes. A partir da 2ª sessão ordinária, prevista para junho de 2021, o objetivo é abolir os documentos em papel e operar exclusivamente pelo sistema.

O software chamado SideBooks, que está sendo introduzido desta vez, é um software universal adotado por 261 associações autônomas em todo o país até janeiro deste ano. A adoção em Inagishi não é um caso pioneiro, mas muitas associações autônomas o adotam para uso em assembleias municipais ou em reuniões do conselho da prefeitura. Nossa cidade conseguiu introduzir ambos simultaneamente.

Quanto ao uso de computadores do tipo tablet, embora já tenham sido introduzidos nas escolas primárias e secundárias, dando início ao projeto GIGA School, no campo ainda há um apego forte aos materiais em papel e permanecem divergências quanto à digitalização.

Agradecemos por antecipar o plano dos dispositivos tablet que estava previsto para o Conselho Municipal de Inagishi.

Na introdução deste sistema, no terceiro encontro ordinário de setembro do ano passado, foi incluído um orçamento suplementar e todos os funcionários de gestão receberam computadores do tipo tablet.

SideBooks é utilizado para reuniões sem papel no plenário da câmara municipal e em cada comitê, e na prefeitura é utilizado em reuniões políticas que envolvem o prefeito, vice-prefeito, diretor de educação e chefes de departamento.

Este sistema permite não apenas visualizar propostas e materiais relacionados em formato eletrônico nos computadores tipo tablet distribuídos a cada pessoa, mas também possui funções para escrever anotações e inserir marcadores, proporcionando uma sensação de uso próxima à do papel.

Os documentos e arquivos de gráficos não são armazenados em cada tablet individualmente, mas sim em um servidor, permitindo que cada tablet acesse os arquivos armazenados no servidor. Portanto, ao alterar ou modificar o conteúdo dos materiais, basta atualizar um único arquivo, evitando omissões de correção. Além disso, mesmo que um tablet seja perdido ou roubado, é possível prevenir o vazamento de dados para o exterior.

O objetivo desta introdução é, em primeiro lugar, a consideração ambiental para economizar recursos de papel, mas também é eficiente porque elimina a necessidade de distribuir ou substituir materiais em papel, além de permitir operações sem contato, ajudando a prevenir a propagação da COVID-19. Além disso, como é possível acessar o servidor de qualquer lugar, também responde ao trabalho remoto e contribui para a promoção da reforma dos métodos de trabalho.

Além disso, os computadores do tipo tablet instalados também possuem software de sistema de conferência web, permitindo comunicação a qualquer hora e lugar, e espera-se que sejam úteis no local em caso de desastres.

Até agora, a introdução desse sistema era considerada uma tarefa para o futuro, mas no ano passado, durante a pandemia de COVID-19, foi necessário implementá-lo.
A propagação de doenças infecciosas pode, às vezes, mudar instantaneamente o estilo de vida ou a forma de trabalhar das pessoas. Pode-se dizer que é um resultado realmente inesperado.

A cidade continuará a se esforçar nas medidas de prevenção de infecções e, ao mesmo tempo, aproveitará este período para promover melhorias nos serviços que podem ser implementadas.