No.31 Sobre a reorganização da organização

(Publicação Inagi, edição de 15 de maio de 2014)

A prefeitura realizou uma reorganização da estrutura organizacional simultaneamente à transição deste ano, operando com uma nova organização. No início de abril de 2014, para evitar confusões, foram alocados mais funcionários na entrada principal, mas as orientações foram suficientes?
Esta reorganização foi uma das primeiras tarefas que iniciei após assumir o cargo de prefeito, e foi implementada após três anos de preparação.
Na revisão,

1. Para criar uma organização fácil de entender e usar,
2. Dividir as tarefas e gerenciá-las de forma concentrada em cada departamento especializado para reduzir a carga dos funcionários,
3. Isso permite que cada funcionário se concentre em suas tarefas e melhore a qualidade dos serviços aos cidadãos,
4. Concentrar talentos e promover a eficiência

Também adotamos isso como um pensamento básico. Além disso, ao contrário das revisões organizacionais tradicionais, onde o departamento de planejamento e assuntos gerais redige unilateralmente a proposta de revisão, ouvimos as opiniões de funcionários de todos os departamentos e preparamos a proposta de revisão para toda a prefeitura.
Os principais pontos da revisão são,

1. Para integrar e simplificar ao máximo as tarefas relacionadas às crianças, que anteriormente estavam distribuídas em três departamentos, foi designado um "Chefe do Departamento de Bem-Estar Infantil".
2. Para promover a recuperação de créditos em toda a cidade, parte dos valores a receber além dos impostos também será gerida de forma integrada pelo Departamento de Tributação (antigo nome = Departamento de Contribuintes),
3. Classificar as tarefas necessárias para a gestão e operação das instalações de acordo com sua natureza, e cada uma ser responsável por diferentes departamentos especializados

etc.
Mesmo que se diga simplesmente gestão e operação de instalações, existem diferentes níveis de trabalho, como "gestão diária", que inclui abertura e fechamento de chaves, limpeza, pagamento de contas de serviços públicos e pequenos reparos; "gestão operacional", como realização de eventos e cursos; "gestão patrimonial", como registro no livro de ativos e elaboração de demonstrações financeiras; e "gestão de conservação", como diagnóstico do envelhecimento do edifício, planejamento de reformas e execução de obras.
Anteriormente, a organização de cada instalação supervisionava tudo, mas era difícil para os funcionários de cada instalação serem proficientes em todas as tarefas e executá-las de forma eficiente.
Portanto, desta vez, em princípio, após distingui-los, a gestão patrimonial será responsabilidade do Departamento Geral, a gestão diária será terceirizada externamente sempre que possível, o departamento originalmente responsável se dedicará à operação e gestão, e a gestão de conservação será responsabilidade do Departamento de Construção Urbana, de modo que várias organizações estejam envolvidas de forma autônoma em uma única instalação.
Recentemente, as mudanças na situação socioeconômica têm sido rápidas, e a demanda administrativa está se tornando cada vez mais diversificada e sofisticada, exigindo que, em meio ao baixo índice de natalidade e envelhecimento da população, se obtenha o máximo efeito com recursos cada vez mais limitados. Para isso, é sempre necessário revisar os sistemas internos da organização, como a estrutura organizacional e os sistemas de nomeação de pessoal.
Continuaremos nos esforçando para manter e continuar a fornecer serviços aos cidadãos. Agradecemos muito a sua compreensão.