Número 110 Introducción del sistema de reuniones sin papel al Ayuntamiento

El alcalde de la ciudad de Inagi ha decidido introducir un sistema de reuniones sin papel en las operaciones del consejo municipal.

Se planea celebrar la primera reunión ordinaria el 26 de febrero de 2021, donde se probará simultáneamente el uso del sistema junto con los documentos tradicionales en papel y materiales relacionados. A partir de la segunda reunión ordinaria prevista para junio de 2021, se tiene como objetivo implementar completamente el uso exclusivo del sistema y eliminar los documentos en papel.

El software SideBooks introducido esta vez es un software universal que hasta enero de este año ya ha sido adoptado por 261 municipios en todo el país. La adopción por parte del Alcalde de la Ciudad de Inagi no es un caso pionero, pero en muchos municipios es común su uso en ocasiones como el consejo municipal o el consejo de administración del gobierno municipal, mientras que en esta ciudad se puede introducir en ambos aspectos simultáneamente.

En cuanto al uso de tabletas, ya se han introducido anticipadamente en la escuela primaria y secundaria, y el proyecto GIGA para escuelas también ha comenzado, pero en el lugar, la dependencia de materiales en papel sigue siendo profunda y todavía existen objeciones a la digitalización.

En este caso, agradecemos al Ayuntamiento de Inagi por implementar anticipadamente el plan original de tabletas.

En esta introducción del sistema, en la tercera reunión ordinaria de septiembre del año pasado se elaboró un presupuesto revisado y se proporcionaron tabletas a todos los gerentes.

SideBooks permitirá la realización de reuniones sin papel, y será utilizado en las sesiones plenarias y en los comités del Ayuntamiento. El gobierno municipal lo empleará en reuniones de políticas donde participen el alcalde, el vicealcalde, el director del Departamento de Educación y los jefes de cada departamento.

Este sistema permite a los usuarios ver datos electrónicos de propuestas y materiales relacionados a través de tabletas distribuidas, y también cuenta con funciones para escribir notas y agregar marcadores, ofreciendo una experiencia de uso similar a la de documentos en papel.

Los documentos y archivos gráficos no se almacenan en cada tableta individual, sino en el servidor, y los usuarios pueden acceder a estos archivos a través de sus respectivas tabletas. Por lo tanto, al cambiar o corregir el contenido de los datos, solo es necesario actualizar un archivo, evitando omisiones en las correcciones. Además, incluso si una tableta se pierde o es robada, se puede prevenir la fuga de datos.

El propósito de estas introducciones es, en primer lugar, considerar el medio ambiente y ahorrar recursos de papel. Al no ser necesario distribuir o reemplazar materiales impresos, no solo se mejora la eficiencia, sino que también se logra un trabajo sin contacto, lo que ayuda a prevenir la propagación de la infección por el nuevo coronavirus. Además, dado que se puede acceder al servidor desde cualquier lugar, esto también apoya el trabajo remoto y contribuye a promover la reforma en las formas de trabajo.

Además, las tabletas equipadas también tienen instalado el software del sistema de conferencias en línea, por lo que se puede comunicar en cualquier momento y lugar, y se espera su aplicación en el sitio durante desastres, entre otros.

Hasta ahora, habíamos considerado que la introducción de este tipo de sistemas era un desafío para el futuro, pero durante la pandemia de COVID-19 del año pasado, por necesidad, comenzamos a realizar la construcción relacionada.
La propagación de enfermedades infecciosas a veces puede cambiar rápidamente la forma de vida y de trabajo de las personas. Esto también se puede considerar como una bendición disfrazada.

La ciudad continuará esforzándose por tomar medidas de prevención de infecciones, y al mismo tiempo se comprometerá a promover mejoras en los asuntos que se puedan llevar a cabo durante este período.